Quanto custa um funcionário de R$ 2.000 por mês (a resposta é R$ 2.471 ou R$ 3.089)

Um funcionário com salário de R$ 2.000 custa R$ 2.471,12 por mês se a sua empresa está no Simples Nacional, e R$ 3.088,89 se está fora dele. São R$ 471 ou R$ 1.089 por mês que você já paga e quase nunca calcula — e que provavelmente não estão no seu preço. Neste guia você monta a conta linha por linha, com os dois multiplicadores, e vê o que ainda falta somar depois deles.

A resposta curta: R$ 2.471 no Simples, R$ 3.089 fora dele

Um funcionário com salário registrado de R$ 2.000,00 custa, por mês:

• R$ 2.471,12 se a sua empresa está no Simples Nacional — multiplicador de 1,24
• R$ 3.088,89 se a sua empresa está fora do Simples — multiplicador de 1,54

A diferença entre os dois é R$ 617,77 por mês, ou R$ 7.413 por ano, no mesmo funcionário, fazendo o mesmo trabalho. O que muda não é ele: é o regime tributário da empresa que o contratou.

E esses dois números ainda não incluem vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde. Eles entram mais adiante, e é justamente por não serem encargo que quase ninguém os soma — mas saem do mesmo caixa.

O resto deste guia é a conta aberta, linha por linha, para você refazer com o seu salário e o seu regime.

Por que o multiplicador 1,3 erra — e erra nos dois sentidos

O 1,3 não foi inventado. Ele vem de fora do Simples, onde a empresa recolhe 20% de INSS patronal sobre a folha, e alguém arredondou a conta do mês corrente. O problema é o que ele deixa de fora: tudo o que você paga depois.

Aplicado a um salário de R$ 2.000, o 1,3 dá R$ 2.600. Compare com o custo real:

• Fora do Simples, o custo real é R$ 3.088,89. O 1,3 subestima em R$ 488,89 por mês — R$ 5.867 por ano, em um funcionário só.
• No Simples, o custo real é R$ 2.471,12. Aqui o 1,3 superestima em R$ 128,88 por mês — R$ 1.547 por ano.

Os dois erros custam dinheiro, de formas diferentes. Quem subestima forma preço em cima de um custo que não existe e vê a margem sumir três meses depois, sem saber onde ela foi. Quem superestima congela uma contratação que o negócio aguentava — e esse é o mais silencioso dos dois, porque não aparece em relatório nenhum.

Passei dez anos como dono, em três negócios de ramos diferentes, pagando folha com dinheiro do meu próprio bolso. O multiplicador errado nunca avisa. Ele só aparece no lugar onde a margem devia estar.

As quatro provisões: o dinheiro que você separa agora e desembolsa depois

Provisão é palavra de contador para uma coisa simples: dinheiro que você separa agora porque vai desembolsar depois. O salário é o que sai neste mês. As quatro linhas abaixo já foram geradas neste mês e saem lá na frente — e é aí que quase toda planilha de dono para de funcionar.

Sobre um salário de R$ 2.000, por mês:

• 13º salário — R$ 166,67. Um doze avos por mês trabalhado (Lei 4.090/1962). E o mês conta inteiro quando o funcionário trabalha 15 dias ou mais, não 30.
• Terço de férias — R$ 55,56. Um terço do salário por ano, dividido por doze: R$ 666,67 ÷ 12. Direito constitucional, art. 7º, XVII.
• FGTS — R$ 177,78. 8% sobre o salário, sobre o 13º e sobre o terço (Lei 8.036/1990, art. 15). São 8% de R$ 2.222,23, não de R$ 2.000.
• Multa de 40% do FGTS — R$ 71,11. 40% do depósito do mês, separados desde já para a rescisão sem justa causa (Lei 8.036/1990, art. 18).

Soma das quatro: R$ 471,12 por mês. Com o salário, R$ 2.471,12 — e é daí que sai o multiplicador de 1,24 do Simples Nacional. Nada de INSS patronal ainda: no Simples ele está em outro lugar, e a próxima seção mostra onde.

Repare na terceira linha, porque ela é um erro comum: o FGTS não incide só sobre o salário. Incide sobre R$ 2.222,23, porque o 13º e o terço de férias também são remuneração. Quem calcula 8% de R$ 2.000 subestima o FGTS em R$ 17,78 por mês, R$ 213 por ano por funcionário.

Esse é o segundo erro mais comum da folha. O primeiro está na seção seguinte, e é bem mais caro.

O décimo quarto salário que não existe: por que só o terço de férias entra

Este é o erro que eu mais vejo, e ele aparece em planilha de contador.

Na provisão de férias entra apenas o terço. O salário do mês de férias não entra — e a razão é aritmética, não jurídica: você já paga doze salários por ano, e o mês de férias é um deles. O funcionário sai de férias e recebe o salário daquele mês. Ele não recebe um salário a mais; recebe um terço a mais.

A conta certa do ano, medida em salários:

• 12 salários dos doze meses
• + 1 salário de 13º
• + 1/3 de salário do terço constitucional de férias
• = 13,33 salários por ano

Quem provisiona o salário cheio de férias chega a 14,33 salários por ano e inventa um décimo quarto salário que não existe. Em um funcionário de R$ 2.000, isso infla a provisão em exatamente um salário: R$ 2.000 por ano. Em dez funcionários, R$ 20.000 de dinheiro parado por um erro de contagem.

Em reais, a remuneração anual dele é 13,33 × R$ 2.000 = R$ 26.666,67. Não R$ 28.666,67.

Uma ressalva para não trocar um erro por outro: isso vale para as férias gozadas, o caso normal. Se o funcionário vende dez dias (o abono pecuniário) ou se as férias são pagas na rescisão, existe desembolso adicional específico daquele evento. O que não existe é um décimo quarto salário recorrente, todo ano, para todo funcionário.

Fora do Simples: os 27,8% que voltam para a sua conta

Fora do Simples Nacional — no Lucro Presumido ou no Lucro Real — a empresa recolhe por fora três contribuições que, no Simples, estão embutidas na guia única. Todas incidem sobre a mesma base de R$ 2.222,23 (salário + 13º + terço):

• INSS patronal — 20% — R$ 444,44. A contribuição previdenciária patronal, a CPP (Lei 8.212/1991, art. 22, I).
• RAT — 2% — R$ 44,44. Risco Ambiental do Trabalho, o antigo seguro de acidente de trabalho. É 1%, 2% ou 3% conforme o grau de risco da atividade (Lei 8.212/1991, art. 22, II).
• Terceiros e Sistema S — 5,8% — R$ 128,89. Salário-educação, SESC ou SESI, SENAC ou SENAI, SEBRAE e INCRA. O percentual varia conforme o código FPAS da sua atividade.

Total: 27,8%, ou R$ 617,77 por mês. Somado aos R$ 2.471,12 das provisões, dá R$ 3.088,89 — o multiplicador de 1,54.

Duas ressalvas que mudam o seu número, não o meu. O RAT de 2% é premissa deste exemplo: ele é definido pelo grau de risco do seu CNAE e ainda é multiplicado pelo FAP, um índice de 0,5 a 2,0 calculado sobre o histórico de acidentes da empresa (Lei 10.666/2003, art. 10). Na prática o RAT efetivo vai de 0,5% a 6%. E os 5,8% de terceiros mudam por atividade. Os dois estão na sua guia de recolhimento — peça ao contador, não use tabela de internet.

Sobre o terço de férias entrar na base do INSS patronal: entra, e isso não é opinião. O Supremo Tribunal Federal decidiu em 2020, no Tema 985, encerrando anos de discussão. Quem calcula sem o terço na base está usando entendimento vencido — e vai receber a diferença de volta como autuação, não como economia.

No Simples esses 20% já estão dentro do DAS — exceto no Anexo IV

No Simples Nacional a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional — aquela guia única que você paga todo mês. E o optante do Simples é dispensado das contribuições a terceiros e ao Sistema S (LC 123/2006, art. 13, § 3º).

É só isso que separa 1,24 de 1,54. Não é benefício de folha nem incentivo trabalhista: é a mesma folha, com o INSS patronal cobrado em outro lugar.

A exceção que pega muita gente é o Anexo IV. Nas atividades desse anexo — construção civil, vigilância, limpeza e conservação, advocacia — o INSS patronal fica de fora do DAS e volta a ser recolhido por fora, junto com o RAT (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C).

Refazendo a conta com os mesmos R$ 2.000: R$ 2.471,12 mais 22% de R$ 2.222,23 dá R$ 2.960,01 por mês, multiplicador de 1,48. Com RAT de 3%, comum na construção, R$ 2.982,23 e multiplicador de 1,49. E há uma peça que muda esse número na sua empresa e em nenhuma outra: o FAP, o fator que a Previdência calcula a partir do histórico de acidentes do seu CNPJ. Ele varia de 0,5 a 2,0 e multiplica o RAT, então a alíquota efetiva pode ficar entre 1% e 6%. Trate 1,48 como o exemplo deste artigo, com RAT de 2% e sem ajuste de FAP — não como uma constante.

Ou seja: quem está no Anexo IV custa perto de quem está fora do Simples, não perto do 1,24. Se a sua atividade é uma dessas quatro e você usa 1,24 para formar preço, o erro é de R$ 489 por mês por funcionário.

O que continua dispensado, mesmo no Anexo IV, são as contribuições a terceiros e ao Sistema S — o optante do Simples não paga esses 5,8% em nenhum anexo. É por isso que o Anexo IV para em torno de 1,48 e não alcança o 1,54.

O que nenhum multiplicador cobre: transporte, alimentação e plano de saúde

Aqui quase todo mundo mistura três coisas de naturezas completamente diferentes. Nenhuma das três aparece em tabela de encargos. As três saem do mesmo caixa.

Vale-transporte: é lei

Não é benefício, é obrigação — Lei 7.418/1985. Você fornece e desconta do funcionário no máximo 6% do salário base. Tudo o que passar disso é seu.

Em um salário de R$ 2.000, o teto de desconto é R$ 120,00 por mês. Se o deslocamento dele custa R$ 300 por mês — premissa deste exemplo, use a tarifa real da sua cidade —, você desconta R$ 120 e banca R$ 180. São R$ 2.160 por ano que não estão em nenhum dos dois multiplicadores.

E repare no efeito que quase ninguém percebe: quanto menor o salário, maior a sua parte. O teto de desconto é percentual, a passagem de ônibus não. Num salário de R$ 5.000, o desconto chega a R$ 300 e a mesma condução sai de graça para a empresa. No salário de R$ 2.000, ela custa R$ 180.

Vale-alimentação e vale-refeição: não é lei federal

Não existe lei federal que obrigue. Quem obriga é a convenção coletiva do seu sindicato — e ela obriga na maioria dos setores. Não é escolha sua: é uma escolha que já foi feita por você, e está num documento que você provavelmente nunca abriu.

Um detalhe que muda a conta: pago dentro das regras do PAT, o Programa de Alimentação do Trabalhador, o auxílio-alimentação não integra o salário para fins de encargos (Lei 6.321/1976, art. 3º). Pago fora dessas regras, integra — e aí ele multiplica junto com o salário, em vez de entrar reto.

Plano de saúde: normalmente é decisão sua

É o único dos três que costuma ser opcional, quando a convenção não exige. Você banca para segurar gente boa. É custo de retenção, não encargo — mas sai do mesmo lugar, e some do cálculo com a mesma facilidade que os outros dois.

Por isso não existe multiplicador único: existe o da sua convenção

Junte as duas metades. O multiplicador de 1,24 ou 1,54 cobre salário, provisões e encargos legais. Transporte, alimentação e saúde entram por cima disso — e vêm da sua convenção coletiva, não da lei federal.

É por isso que a pergunta "qual é o multiplicador da folha?" não tem uma resposta só. Existe o do seu setor, na sua convenção, no ano vigente. Em setores de convenção pesada, como o varejo, o número real pode passar de 1,9.

O documento que fecha a sua conta não é uma tabela que circula em grupo de WhatsApp: é a convenção coletiva do seu sindicato patronal. Ela é pública e está no site do sindicato ou no sistema Mediador do Ministério do Trabalho. Procure nela quatro coisas:

• Piso salarial da categoria — porque ele pode ser maior que o salário que você pretendia pagar
• Auxílio-alimentação — valor por dia trabalhado e se há desconto do funcionário
• Outras obrigações — cesta básica, seguro de vida, assistência odontológica, auxílio-creche
• Data-base do reajuste — o mês em que o seu custo sobe sem você decidir nada

Com esses quatro números na mão, o seu multiplicador para de ser palpite.

A conta que aparece no desligamento

Se você provisionou as quatro linhas do início deste guia, a demissão sem justa causa está quase toda paga antes de acontecer: o 13º proporcional, as férias proporcionais com o terço e a multa de 40% do FGTS já estão separados. É exatamente para isso que serve provisionar.

Uma linha, porém, fica fora dos dois multiplicadores: o aviso prévio indenizado. Quando você demite e dispensa o cumprimento, paga 30 dias mais 3 dias por ano completo de serviço, com teto de 90 dias (Lei 12.506/2011).

Em um salário de R$ 2.000, isso é R$ 2.000 de uma vez no mês da demissão, no mínimo. Um salário inteiro que não está no 1,24 nem no 1,54 — e que aparece justamente no mês em que o caixa já está desorganizado.

Duas leituras práticas. A primeira: o custo de contratar errado não é o salário do período, é o salário do período mais a saída. A segunda: se você provisiona, a demissão vira um evento de caixa administrável; se não provisiona, ela vira o mês que desarruma o trimestre.

O ano fechado em reais — e onde isso estraga o seu preço

Um funcionário de R$ 2.000, doze meses:

• No Simples Nacional: R$ 29.653,44 por ano (R$ 2.471,12 × 12)
• Fora do Simples: R$ 37.066,68 por ano (R$ 3.088,89 × 12)
• Diferença: R$ 7.413,24 por ano, no mesmo funcionário

Nos dois casos, mais o vale-transporte, mais a alimentação da sua convenção, mais o plano de saúde se você oferece, mais o aviso prévio no ano em que houver desligamento.

E é aqui que a folha estraga o preço. Mão de obra entra no seu preço de duas formas: como custo fixo, quando o funcionário existe independentemente da venda, e como custo variável, quando a hora dele é o próprio serviço vendido — a hora do técnico, a diária do instalador, o corte no salão.

Na segunda forma o erro é direto e brutal. Quem calcula a hora do funcionário dividindo R$ 2.000 pelas horas do mês vende cada hora 19% abaixo do custo no Simples e 35% abaixo fora dele — antes de qualquer margem. Isso não é margem apertada: é prejuízo por venda, que cresce com o volume. Quanto mais você vende, mais você perde.

Na primeira forma o erro é mais lento e igualmente caro. O custo fixo entra menor do que é no cálculo do ponto de equilíbrio, a meta de vendas do mês sai baixa, você cumpre a meta e ainda fecha no vermelho — sem entender por quê. Foi assim que eu vi bons negócios trabalharem um ano inteiro para descobrir que a conta nunca fechava.

Como fazer a sua conta, hoje

Cinco passos e uma folha de papel. Não precisa de sistema.

1. Pergunte ao contador duas coisas só: a minha empresa está no Simples Nacional, e em qual anexo? Se a resposta for Anexo IV, o multiplicador é maior que 1,24 — no exemplo deste artigo, 1,48. Aproveite e pergunte também o grau de RAT e o FAP da empresa: são eles que definem o seu número, e nenhum artigo pode adivinhá-los.
2. Some as quatro provisões sobre cada salário: 13º (salário ÷ 12), terço de férias (salário ÷ 36), FGTS (8% da soma dos três) e multa de 40% (40% do FGTS do mês). Só o terço das férias — nunca o salário do mês de férias.
3. Se estiver fora do Simples, ou no Anexo IV, acrescente o INSS patronal e o RAT sobre a mesma base. Pegue os percentuais na sua guia de recolhimento, não na internet.
4. Abra a convenção coletiva do seu sindicato e anote o auxílio-alimentação e as outras obrigações. Some o vale-transporte que passa de 6% do salário base.
5. Refaça o seu preço e o seu ponto de equilíbrio com o número novo. Este é o passo que transforma a conta em dinheiro — os quatro primeiros só produzem uma planilha mais bonita.

Três ressalvas honestas sobre os números deste guia. O RAT de 2% e os 5,8% de terceiros são premissas de exemplo, não fatos do seu caso: os seus estão na guia da empresa, e o FAP pode dobrar ou reduzir à metade o RAT. O deslocamento de R$ 300 do exemplo de vale-transporte é premissa, não tarifa de mercado. E eu não vou te dar um multiplicador "médio do seu setor", porque ele depende da convenção do seu sindicato e eu não inventaria um número para você formar preço em cima dele.

A régua não é a tabela que circula no grupo de WhatsApp. É o seu contrato, a sua convenção e a sua guia.

Perguntas frequentes